Come scrivere un’e-mail di lavoro

Da due decenni a questa parte, le e-mail sono divenute uno strumento di comunicazione di cui non si può fare a meno, a prescindere dall’ambito di riferimento. Basti pensare che, secondo recenti studi, ogni giorno nel mondo vengono inviati ben 205 miliardi di messaggi di posta elettronica. Una mole di e-mail assolutamente spropositata. Tuttavia, soprattutto in ambito lavorativo, non sempre i messaggi riescono a raggiungere l’obiettivo prefissato. Ciò è dovuto al fatto che scrivere una mail efficace non è semplice come si pensa. Infatti, ci sono molti fattori che possono fare la differenza se la necessità è proprio quella di scrivere e-mail di lavoro. 

Come scrivere un'e-mail di lavoro

Come scrivere un’e-mail di lavoro

Consigli utili

Uno degli errori più classici è quello di farvi “sentire” solo per fare una semplice domanda riguardante il lavoro. Ricordate sempre che il vostro interlocutore è una persona come voi e vorrebbe dimostraste interesse per la sua vita, per le sue attività, per suoi successi e per le sue soddisfazioni personali. Per cui non trascurate, se il contatto con cui avete a che fare è una persona con cui avete una certa confidenza o è per voi importante, di indirizzargli ogni tanto un po’ di corrispondenza “di aggiornamento”. Sarebbe opportuno utilizzare un tono amichevole (ma non troppo informale), arricchendo il messaggio con notizie relative a noi e al nostro interlocutore, ricordandoci sempre di augurare al nostro destinatario il meglio per il suo lavoro e la sua vita. Se avete a che fare con qualcuno che non conoscete, ricordatevi di cercare prima informazioni su di lui.

Altro errore abbastanza diffuso è quello di esagerare con la prima persona; è anche per questo che diventa importantissimo sapere come scrivere un’e-mail di lavoro. Essere i mittenti del messaggio non significa che non possiamo adottare un tono meno personale, con espressioni indirette che si concentrino maggiormente sul nostro interlocutore, piuttosto che su di noi. Altro errore molto comune è quello di scrivere mail troppo lunghe o troppo brevi. Se scrivete un tema per, alla fine, porre una semplice domanda, sarà molto probabile che non venga letto per intero. Al contrario se è troppo breve, rischiate di essere considerati superficiali e poco creativi. Quando si scrive una mail, sarebbe opportuno invece comporre il vostro messaggio di 4-5 periodi al massimo, cercando di essere chiari e di focalizzarvi solo su uno specifico punto. Se in questo limite non riuscite ad esprimere in concetto, ricorrete agli allegati o a un documento condiviso in cloud. Nel messaggio evitate anche di inserire troppi link (max 2).

Come scrivere un’e-mail di lavoro

Formalità non è sinonimo di arcaicità

Per quanto possibile, ricordate che una e-mail deve essere coinvolgente ma deve anche ricalcare il tono dell’interlocutore con il quale avete a che fare. Se il suo linguaggio è formale, adottate lo stesso tono (e viceversa se la persona con cui vi scrivete è più “amichevole”). Le e-mail sono inoltre un mezzo moderno, quindi non facciamo l’errore di adottare un linguaggio troppo ingessato. Possiamo anche mettere da parte espressioni come “Cordiali saluti” o “cordialità“, così come i vari titoli burocratici (Ing., Dott., Esimio, Illustre, Egregio) o altre espressioni affini. Non dimentichiamo, tuttavia, la formalità, che in alcuni casi è necessaria: se si scrive una e-mail ufficiale a un ufficio, un istituto, un datore di lavoro, un professore, ecc. è opportuno rispettare le regole più tradizionali. Ultimo consiglio su come scrivere un’e-mail di lavoro, è quello di posticipare l’invio del vostro messaggi: scrivetelo e salvatelo come bozza, programmando l’invio in un orario specifico della giornata. In questo modo abituerete i vostri interlocutori a un ritmo preciso e voi avrete il tempo di fare altro. Potresti anche voler sapere come scrivere un’email come Steve Jobs.

Come scrivere un’e-mail di lavoro

L’importanza della comunicazione

Un ufficio riceve in media 80 e-mail al giorno. Con questo alto volume di posta elettronica, i singoli messaggi possono essere facilmente ignorati. Seguire le seguenti regole farà invece in modo che la tua posta venga presa in considerazione:

  • Non scrivere troppe informazioni;
  • Mantieni chiaro e sintetico il messaggio principale;
  • Sii educato;
  • Tieni conto del tono che stai usando;
  • Rileggi prima di inviare.

Come scrivere un’e-mail di lavoro

I punti più importanti per un’e-mail di lavoro di successo

  1. Non scrivere troppe informazioni

    Una delle peggiori fonti di stress a lavoro è l’esagerata mole di e-mail che le persone ricevono. Pertanto, prima di iniziare a scrivere un’email, chiediti se le informazioni che hai intenzione di inserire sono realmente necessarie. Evita di inserire dati sensibili ed evita di parlare di qualcosa di troppo delicato. Tutto ciò ti aiuterà a comunicare con empatia e compassione, tenendo conto delle emozioni altrui ed eviterà che la tua e-mail di lavoro venga visionata nella maniera errata.

  2. Mantieni chiaro e sintetico il messaggio principale

    Le e-mail, così come le più tradizionali lettere, devono necessariamente essere chiare e concise. Mantieni quindi le frasi brevi senza dilungarti troppo, e giungi subito al punto. Il corpo della e-mail dovrebbe essere diretto e informativo e dovrebbe contenere tutte le informazioni pertinenti. Dato che l’invio di e-mail, a differenza delle lettere tradizionali, non ha un costo di spedizione, nel caso in cui gli argomenti che desideri trattare siano molteplici, valuta di discuterli in e-mail differenti in modo da differenziare le tematiche ed evitare di scrivere qualcosa di esageratamente lungo. Mantenere i vari argomenti separati e ben organizzati, non solo garantiranno al ricevente una lettura scorrevole ma esprimeranno senso di organizzazione del mittente.

  3. Sii educato

    Spesso le persone pensano che le e-mail possono essere meno formali rispetto alle lettere tradizionali. Il messaggio che invii, in realtà, riflette la tua professionalità, i tuoi valori e la tua attenzione per i dettagli. E’ per questo che è necessario avere un certo livello di formalità. A meno che tu abbia un rapporto confidenziale con qualcuno, evita un linguaggio informale, gli slang e inappropriate abbreviazioni. Le emoticon possono essere utili a chiarire il tuo intento ma non è indicato usarle in e-mail con persone che non conosci.

  4. Tieni conto del tono che stai usando

    Quando incontriamo qualcuno di persona, usiamo il loro linguaggio del corpo, il loro tono della voce e le espressioni che comunicano per interpretare ciò che sentono. Nelle e-mail tutti questi elementi importantissimi della comunicazione non verbale vengono a mancare. Questo significa che non possiamo essere sicuri che la persona abbia colto esattamente il nostro messaggio. Per questo motivo, è molto importante scegliere accuratamente la terminologia da usare, tenere conto della lunghezza delle frasi, della punteggiatura e delle lettere maiuscole. Tieni conto di come le tue e-mail possono essere recepite a livello emotivo; se le tue intenzioni sono poco chiare e possono essere facilmente male interpretate, trova dei sinonimi che siano in grado di rendere esattamente il messaggio e l’emozione che vuoi trasmettere.

  1. Rileggi prima di inviare

    Infine, prima di cliccare su ”Invia”, prenditi un momento per rivedere l’intero corpo della tua e-mail, per controllare la grammatica, la punteggiatura ed eventuali errori. Le tue e-mail sono parte della tua immagine professionale al pari dei vestiti che indossi, è per questo che una e-mail poco curata e con errori potrebbe metterti in cattiva luce.

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