Come Usare Excel

Excel è uno dei programmi più utilizzati della suite Office di Microsoft (leggi anche Come Scaricare Office Gratis), in quanto molto utile a studenti e professionisti per creare tabelle, effettuare calcoli, preparare grafici, creare tabelle pivot riassuntive per poter analizzare i dati e tanto altro.

Come Funziona Excel

Excel è un software di calcolo che consente di eseguire operazioni sui dati, distribuendoli su tabelle e grafici. Si tratta di un programma adatto sia a chi ne fa un uso “amatoriale”, sia ad aziende e professionisti per operazioni di contabilità e inventario. Excel fa parte della suite Office di Microsoft ed è quindi a pagamento, con prezzi che partono da € 69 l’anno per i diritti di licenza, anche se è disponibile una versione di prova gratuita per 30 giorni e anche delle versioni online e per dispositivi mobili, utilizzabili gratuitamente (anche se con funzioni limitate).

Vediamo ora una panoramica sulle sue funzioni e comandi principali.

Come Usare Excel: Il Foglio Elettronico

All’apertura del programma, vi verrà chiesto di selezionare un modello da modificare: potete iniziare da un Documento vuoto oppure selezionare un modello preimpostato come ad esempio il Calendario (per realizzare un’agenda elettronica) oppure Pianificazione assenze dipendenti (per gestire i giorni di ferie e di malattia dei propri dipendenti), un Programma Corsi (per gestire il programma dei corsi o delle lezioni universitarie) e tanti altri.

Il programma Excel si compone di un foglio elettronico, ovvero una sorta di griglia formata da righe e colonne la cui intersezione crea quelle che vengono chiamate celle. Le righe del foglio Excel sono identificate da numeri, mentre le colonne da lettere. Ogni cella viene identificata da una coordinata univoca, ad esempio A5, B2, C4.

Come Usare Excel

Il procedimento per modificare la grandezza di colonne e righe di un foglio Excel è molto semplice: per allargare o stringere una colonna bisogna posizionarsi con il mouse tra la fine della colonna stessa e l’inizio di quella successiva e si trascina la linea tenendo premuto il tasto sinistro. Stesso procedimento per le righe.

Per scrivere nelle celle dovrete solo cliccare con il tasto sinistro del mouse sulla cella in cui si vuole scrivere (cella attiva), digitare il contenuto che si desidera e poi premere il tasto Invio per confermare il tutto.

Con Excel è possibile lavorare su più Fogli (sheet) contemporaneamente, ciascuno dei quali avrà una nuova griglia. Per spostarsi tra un foglio e l’altro basterà cliccare su ognuna delle schede (denominate Foglio1, Foglio2… o Sheet1, Sheet2…) poste nella parte bassa del piano di lavoro.

Guida Excel: Come Formattare le Celle

Per modificare una cella, basterà fare doppio clic su di esse e digitare un testo o una formula. Come su Word, anche su Excel è però possibile formattare il testo in modo da impaginare i dati in maniera più personalizzata e organizzata. Per far questo, dovrete cliccare il menu Home in alto, dove troverete numerosi strumenti che permettono la formattazione della cella, come il Carattere, per cambiare il font usato, la dimensione e lo stile (grassetto, corsivo e sottolineato) e anche il colore. Nella sezione Allineamento, potrete invece allineare il testo della cella a sinistra, al centro o a destra.

Come Usare Excel

Altra sezione interessante sono i Numeri, la quale permette di impostare il modo in cui il programma si comporterà quando vengono inseriti i dati in una cella. Vi è la modalità “Numero” (con due cifre decimali) e due formati che visualizzano il simbolo di valuta: “Valuta” e “Contabilità”, che differiscono solo nella posizione più o meno vicina del simbolo rispetto al numero e “Percentuale” che, oltre a visualizzare il simbolo %, moltiplica il numero per cento.

Guida Excel: Grafici e Tabelle Pivot

Excel permette la creazione di tabelle pivot, utili per riassumere i dati in modo riassuntivo e organizzato, secondo dei parametri stabiliti dall’utente.

Come Usare Excel

La creazione di una tabella pivot è davvero semplice: basterà andare sul menù Inserisci e cliccare sulla voce Tabella pivot. Fatto questo, sullo schermo vi si aprirà una finestra che vi chiederà l’inserimento dei dati da un intervallo esistente e la cella dove Excel dovrà generare la tabella pivot. Dopo aver inserito tali informazioni, nella barra laterale di destra vi verranno mostrate le tipologie di dati da trascinare nei campi Filtri, Colonne, Righe o Valori.

Sempre dal menu Inserisci è possibile creare diversi tipi di grafici: istogrammi, grafici a linee, a dispersione o a torta.

Come Usare Excel

Le impostazioni specifiche per questa funzione sono presenti nella sezione Grafici oppure potete visualizzarle cliccando sul pulsante Grafici consigliati e selezionando, successivamente, la scheda Tutti i grafici nella schermata che vi verrà visualizzata.

Guida Excel: Le Formule

Le seguenti sono fra le formule più utilizzate in Excel:

Somma Semplice

La funzione “Somma” consente appunto di sommare il contenuto di celle in sequenza (su una colonna o una riga). Basterà posizionarsi innanzitutto nella cella dove si vuole far apparire il risultato e poi scrivere nella barra in alto la dicitura SOMMA(prima cella:ultima cella)Ad esempio, se vogliamo sommare le celle da A1 ad A6 dobbiamo posizionarci prima nella cella A8 e poi scrivere nella barra in alto =SOMMA (A1:A6) e premere Invio. Il risultato apparirà quindi nella cella A8.

Stesso discorso se vogliamo sommare celle in colonne differenti. Ad esempio, se vogliamo sommare le celle A1, B1, C1 e D1 basterà posizionarsi innanzitutto su F1 e poi scrivere nella barra in alto =SOMMA (A1:D1).

Media

Per fare la media di alcuni numeri bisogna scrivere semplicemente nella barra in alto la seguente dicitura: =MEDIA(intervallo_celle), ovvero l’intervallo di celle che contengono i dati da cui estrapolare la media numerica.

Ad esempio, per calcolare la media di tutti i numeri presenti dalla cella A1 ad A3, bisogna innanzitutto posizionarsi nella cella dove si vuole ottenere il risultato (ad esempio A5) e poi scrivere nella barra in alto la seguente formula: =MEDIA(A1:A3).

Massimo e Minimo

Quando si ha a che fare con un foglio di lavoro che comprende molti numeri, potrebbe risultare complicato trovare fra questi quello più grande e quello più piccolo. Per fortuna, fra le formule Excel è presente quella che fa al caso nostro.

=MAX(intervallo_celle)

=MIN(intervallo_celle)

Questa formula può essere applicata per trovare il massimo e il minimo di più intervalli di celle. Le formule diventano quindi:

=MAX(intervallo_celle1; intervallo_celle2)

=MIN(intervallo_celle1; intervallo_celle2)

Funzione SE

Una delle formule più interessanti di Excel è sicuramente la funzione SE, che serve a verificare se una cella corrisponde o meno ad una determinata condizione. Il risultato dell’operazione sarà X se la condizione ha valore VERO o Y se il risultato è FALSO. Nell’esempio sotto, si devono confrontare due celle: una con un valore budget, l’altra contenente un importo di spesa.

Come Usare Excel

In questo caso, nella cella del risultato vi sarà la parola “OK” se la spesa sarà inferiore o uguale al budget o “Attenzione” se questa sarà superiore. La formula diventa quindi: =SE(B2<=A2;”OK”;”Attenzione”).

Funzione SOMMA.SE

Questa funzione consente invece di sommare le celle che hanno un determinato requisito. Nell’esempio sotto sono riportati i fatturati annui di diverse città d’Italia e, utilizzando questa funziona, possiamo sommarli in base all’area di appartenenza (nord, centro, sud). La formula da utilizzare sarà quindi:

=SOMMA.SE($B$2:$C$12;”Nord”;$C$2:$C$12)

Come Usare Excel

Funzione CONTA.SE

Questa funzione è invece utile per  contare il numero di celle in un intervallo che corrispondono ad un determinato criterio. Se utilizziamo come metro di paragone l’esempio precedente, utilizzando questa formula ci consente ad esempio di contare il numero delle città che appartengono ad una determinata area. La formula da utilizzare per conoscere le città appartenenti al nord, sarà quindi:

=CONTA.SE($B$2:$B$12;E9)

Come Usare Excel

Come Convertire Pdf in Excel

Online si possono trovare diversi programmi che consentono di convertire un file pdf in uno Excel. Il funzionamento è molto semplice: basterà caricare il pdf che vogliamo convertire, aspettare qualche secondo per permettere al programma di effettuare la conversione e poi il file ci verrà inviato via mail o sarà reso scaricabile direttamente dalla pagina stessa. Vediamone alcuni.

Come Usare Excel Online

Come la suite Office, Microsoft Excel è un programma a pagamento. Nel caso non vogliate acquistarlo, però, sappiate che ne esiste anche una versione online.

Microsoft Excel Online, usabile tramite il proprio account Microsoft, permette infatti di utilizzare il software tramite il proprio browser, con molte delle sue funzionalità basilari. Ma, ovviamente, non tutte. Ad esempio, mancano caratteristiche come la protezione del foglio elettronico tramite password oppure l’importazione dei dati da una sorgente esterna. Inoltre, la versione online consente il salvataggio dei file soltanto nei formati xlsx e ods.

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